Privacy beleid

 

Dit is het Privacy beleid van:

 

M&B team bvba

Residentie Astrid

Englebert Adanglaan 10

3970 Leopoldsburg

Tel: 011/40.30.48

Fax: 011/39.30.62

 

 

Wat is het doel van een privacy beleid?

Ons kantoor hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. We proberen er dan ook steeds voor te zorgen dat deze vertrouwelijk worden behandeld. Met dit privacy beleid willen we je duidelijk maken welke informatie we verzamelen, op welke manier we de informatie gebruiken en beveiligen, aan wie we ze doorgeven en op welke manier je toegang hebt tot de informatie. Ook geven we aan hoe je deze informatie kan veranderen of laten verwijderen.

 

Waarom verzamelen we gegevens?

Om onze opdracht als boekhoudkantoor zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren hebben wij nood aan een aantal ‘persoonsgegevens’. Met ‘persoonsgegevens’, bedoelen we de informatie die jij aan ons verstrekt over jezelf, zoals je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook je financiële gegevens of bijvoorbeeld de samenstelling van je gezin. Deze gegevens hebben wij nodig om jou van dienst te kunnen zijn, maar ook omdat wij als kantoor aan bepaalde, door de overheid opgelegde verplichtingen, moeten voldoen. Zo vraagt de overheid ons om volgende regelgevingen te volgen:

A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de
voornaam,  de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de
voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot
voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting,
in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en
sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en
dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.

 

Daarnaast kunnen we zonder persoonsgegevens onze opdracht als boekhoudkantoor niet naar behoren uitvoeren. Om de boekhouding van onze klanten op punt te kunnen stellen, hebben we nood aan hun financiële gegevens. Bij het aangaan van een overeenkomst met ons kantoor geef jij ons toestemming om deze gegevens te verwerken. Wij garanderen dat we deze gegevens naar best vermogen beschermen en beveiligen.

 

Welke gegevens verzamelen wij?

In ons kantoor worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres,…)
  • Financiële bijzonderheden (financiële middelen, solvabiliteit, financiële steun, schulden, inkomsten, uitgaven, financiële identificatie, leningen, hypotheken, transacties,…)
  • Geboorteplaats
  • Beroep en betrekking (huidige tewerkstelling, beëindiging betrekking,…)
  • Bezittingen, huur- en verhuur gegevens
  • Samenstelling van het gezin
  • Rijksregisternummer
  • Ondernemingsnummer
  • Huwelijksstatus

Deze gegevens worden door jou aan ons verstrekt. Op geen enkele manier zullen wij bijkomende informatie over jou verzamelen. Ook zien we er op toe dat we enkel de gegevens verzamelen en verwerken die noodzakelijk zijn om onze opdracht te kunnen vervullen.

De gegevens worden bij ons bewaard zolang dit wettelijk verplicht is. Deze wettelijke verplichtingen staan hieronder vermeld:

6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum
van een occasionele verrichting.
6.2.Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving,
de sociale wetgeving.
6.3 Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

 

De persoonsgegevens die via het contactformulier op onze website worden verkregen worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor ze werden opgevraagd (namelijk het maken van een afspraak en/of beantwoorden van een vraag). Deze gegevens worden maximaal 3 maanden bewaard. De bijhorende elektronische identificatiegegevens (bijv. hostname) worden na 20 dagen verwijderd.

De beelden die geregistreerd worden via de bewakingscamera’s worden maximaal 1 maand bewaard. Meer informatie over het toegestane gebruik en het bewaren van bewakingsbeelden kan u vinden in de camerawet (21 MAART 2007. – Wet tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s).

 

Aan wie worden jouw gegevens doorgegeven?

Je persoonsgegevens worden enkel met jouw toestemming doorgegeven aan anderen . Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer gegevens doorgegeven worden aan de overheid om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, of onze opdracht als boekhoudkantoor uit te kunnen voeren. Dit kantoor zal je persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met een andere organisatie of entiteit, tenzij je daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.

Toch is het mogelijk dat wij verplicht zijn jouw persoonsgegevens door te geven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid. Ook kunnen we dit op eigen initiatief doen indien we te goeder trouw van oordeel zijn dat het doorgeven van de gegevens nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van ons kantoor, van onze klanten, van onze website en/of jouw rechten te verdedigen en/of te beschermen.

 

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Om jouw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen heeft ons kantoor de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om de databanken waarin de persoonsgegevens worden bewaard te beschermen tegen onwettige toegang, ongeoorloofde toegang en tegen verlies of diefstal van jouw gegevens. Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om altijd een hoge graad van bescherming te verzekeren.

 

Wat zijn jouw rechten?

Indien je je persoonsgegevens wil controleren, verbeteren of verwijderen kan je ons contacteren op volgend e-mailadres: bert@mbteam.be. Ook heb je het recht om je gegevens te laten overdragen naar een andere onderneming. Toch is het door de wet van 8 september 2017 (anti-witwas wet) niet altijd mogelijk om je gegevens te wijzigen. Mogelijk is hiervoor contactopname met de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer noodzakelijk. Meer uitleg vind je in onderstaande tekst:

7.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.
Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017 :
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te
worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie
voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8.)

 

Wat als je een klacht hebt?

Indien je een klacht hebt over de manier waarop er in ons kantoor wordt omgesprongen met de privacy van je persoonsgegevens, kan je steeds een klacht indienen op onderstaand adres:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Drukpersstraat 35,

1000 Brussel

Tel +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

E-mail : commission@privacycommission.be

URL: https://www.privacycommission.be

 

 

Indien je nog vragen hebt over de privacy van je persoonsgegevens kan je steeds contact opnemen met ons kantoor.

 

 

 

[M1]

Boekhouding met een "personal touch"